Nous sommes heureux d'avoir été choisis pour accompagner le déploiement d’Open Media, le nouveau NRCS (News Room Computer System) au sein de France Télévisions, avec notre partenaire CGI, éditeur de la solution OpenMedia et intégrateur global du projet. Sébastien Mourry, directeur de lapins bleus formation, revient sur ce projet d’envergure entièrement sur mesure, toujours d’actualité.

Comment lapins bleus a-t-il abordé les enjeux de ce projet ?

Sébastien Mourry : Pour mener à bien ce projet de grande envergure, et accompagner la mise en place de ce nouveau portail journalistique collaboratif, nous avons d’abord répondu à l’appel d’offres de France Télévisions sur le volet accompagnement et formation, aux côtés de CGI, intégrateur du projet.

Tant pour le nombre important d’utilisateurs à former que pour la durée du projet sur plusieurs années, nous avons décidé de proposer une équipe complète entièrement dédiée à la formation, en mesure de suivre les différentes phases de ce projet dans la durée.

Cette équipe aujourd’hui en place est composée d’un chef de projet, d’un coordinateur pédagogique, de formateurs référents et d’un groupe de formateurs, à la fois techniques et fonctionnels.

Comment ces différents postes ont-ils été mobilisés ?

Le chef de projet et le coordinateur pédagogique ont été impliqués dès le départ pour préparer nos plannings de formation en fonction des phases de déploiement de l’outil, en travail conjoint avec l’Université France Télévisions et France Télévisions. Ensuite, le coordinateur pédagogique a suivi les différentes phases de spécifications de l’outil avec les équipes de France Télévisions. Puis il s’est nourri de ces choix pour créer, avec les formateurs référents, des programmes de formation pertinents, entièrement sur mesure, par type de métier, adaptés aux besoins de France Télévisions. Le coordinateur pédagogique et les formateurs référents ont également assuré la conception et la rédaction des supports de cours pour chaque parcours de formation.

Sur quels outils avez-vous formé les utilisateurs ?

Le premier outil a été Newsboard. Il s’agit d’une application web pour la plupart des collaborateurs du groupe, sorte de « tableau de bord » hautement configurable permettant notamment de consulter les dépêches et directement relié au conducteur OpenMedia. 

Ensuite, nous avons donc formé à la partie OpenMedia qui est une application dédiée prenant en charge la fabrication et la diffusion du journal télévisé. Elle peut être alimentée par ce qui a été créé depuis le Newsboard ou bien directement dans le conducteur. 

Comment les différentes phases du projet se sont-elles mises en place ? 

Quelle que soit la partie de l’outil concernée, nous avons toujours suivi la même règle : celle de commencer par une phase de préparation. Cette phase de préparation comprend donc le suivi du planning, en étroite collaboration avec le client, puis le suivi des spécifications de l’outil permettant ensuite à notre équipe pédagogique de concevoir des programmes de formation cohérents.

A la suite de cette phase de préparation, des sessions de formation pilotes sont organisées, suivies de débriefs. A l’issue, nous organisons des sessions de formation de formateurs aux différents programmes.

Lorsque l’étape de formation débute à proprement parler pour les utilisateurs, nous avons plusieurs sessions à dispenser en parallèle, divers types de parcours de formations s’adressant à différents métiers. Cela nécessite à nouveau une bonne coordination, de la part du chef de projet et du coordinateur pédagogique.

Avez-vous rencontré des difficultés liées au contexte sanitaire ?

Lors du premier confinement en mars 2020, nous avons dû revoir l’organisation de la première phase du projet pour continuer à travailler en distanciel sur la préparation des formations.

Puis, en octobre 2020, en plein cursus de formations qui devaient se dérouler en présentiel, nous avons dû nous adapter et revoir les programmes pour continuer une partie des formations à distance. Malgré le contexte, nous avons dû maintenir les objectifs pédagogiques, parfois en modifiant certains aspects des déroulés des programmes de formation pour qu’ils soient compatibles avec ce nouveau dispositif. Nous avons également coordonné nos formateurs pour qu’ils soient systématiquement à jour sur ces nouveaux programmes.

Comment l’équipe dédiée au projet a-t-elle accompagné ces changements de programmes inhérents à ce type d’implémentation ?

La vraie valeur ajoutée de notre équipe est la combinaison entre le chef de projet et le coordinateur pédagogique. D’une part, le chef de projet est le garant de tous les ajustements de planning, à la fois les changements de dates de sessions selon les besoins du client, et les changements de planning pour les formateurs.

Puis le coordinateur pédagogique accompagne tout le workflow de formation à ce nouvel outil sur le plan technique et pédagogique.

Il a assisté aux spécifications, il a donc créé les programmes en fonction, qui ont été validés par le client. Puis, pendant la formation, il répercute les changements afin que les programmes et les contenus de formation puissent être tout le temps à jour. C’est notre objectif, pour maintenir la qualité des formations que l’on dispense. Le coordinateur doit s’assurer que les changements sont toujours connus de tous les formateurs qui dispensent les formations. Ainsi, nos formations s’adaptent aux ajustements de la chaîne de production, aux pratiques spécifiques de chaque métier, chaque workflow. C’est donc un projet entièrement sur-mesure.

En quoi consiste la phase d’accompagnement sur laquelle lapins bleus intervient également ?

Deux types d’accompagnement ont été mis en place auprès des utilisateurs. En premier lieu, un  accompagnement en parallèle des formations. Il s’agit d’une phase de répétition et d’entraînement, qui se déroule en dehors des conditions d’exploitation. Il consiste en des JT à blanc. Ensuite, un second type d’accompagnement se met en place en régie, au moment de la mise à l’antenne.

Ce qui est important, c’est que les équipes opérationnelles ont pu retrouver leurs formateurs, lors de ces différentes phases. Car nos groupes de formateurs prennent également en charge ces deux types d’accompagnement. Cela permet d’instaurer une relation de confiance entre l’utilisateur de l’outil et le formateur-accompagnant qui a pu le former, puis l’aider en répétition et enfin l’aider à exploiter, en apportant des réponses aux éventuelles difficultés rencontrées.

Est-ce qu’il y a un élément clé pour réussir ce projet ?

L’un des éléments clés est sans aucun doute la compétence et le professionnalisme des équipes. Tous les membres de l’équipe mise en place travaillent avec beaucoup d’investissement et d’efficacité. Je suis très fier de chacun d’eux. Pour mener à bien ce projet de grande envergure qui se poursuit actuellement dans d’autres phases de déploiement de l’outil, cela demande un investissement de chaque instant.